12 sposobów na znalezienie czasu

Praca, dzieci, zajęcia dodatkowe – własne oraz dzieci. Dojazdy, angielski, wspólne odrabianie lekcji i siłownia… A chciałoby się jeszcze dokształcić, by zmienić pracę i więcej zarabiać, pojechać na wakacje, wyjść ze znajomymi do pubu, pójść do kina, pojechać gdzieś z dziećmi, nie mówiąc o czytaniu książek czy założeniu własnej, wymarzonej firmy, gdzie damy upust własnej kreatywności. Jak na to wszystko znaleźć czas?

To pytanie zadają sobie ludzie od niepamiętnych czasów. Dziś postaram się Wam pomóc i opowiedzieć w kilku żołnierskich słowach, jakie działania warto wdrożyć, by móc robić więcej i aby na wszystko znaleźć czas. Nie tylko na klasyczne obowiązki, ale również na pasje, sport, czytanie książek i naukę języków obcych.

Pozwólcie, że najpierw wyjaśnię wam, dlaczego dziś o tym piszę. Na co dzień jestem mężem i tatą dwójki nastolatków. Mam więc zwykłe obowiązki związane z domem oraz całą rodziną. Napisałem dwie książki – piszę obecnie dwie kolejne. Nagrywam cotygodniowy podcast, publikuję wartościowe posty w mediach społecznościowych oraz wysyłam newsletter. Piszę teksty takie jak ten, który właśnie teraz czytacie. Pomagam znanym i mniej znanym szybko nauczyć się języka obcego prowadząc trzy różne programy językowe. Biegam około 80-100 km miesięcznie, sam uczę się języków oraz regularnie występuję na scenie jako mówca. W tym ostatnim temacie przygotowania są niewyobrażalnie długie i wyczerpujące. Czytam ponad 60 książek rocznie i bardzo regularnie podróżuję. Oprócz tego starcza czasu na spotkania ze znajomymi, na kino, spotkania biznesowe oraz rozwój osobisty. Jak to możliwe? Co robię inaczej?

Nie ma czegoś takiego jak brak czasu. Jest tylko zła organizacja lub jej brak.

Spróbujcie w najbliższym czasie wdrożyć co najmniej jedną z 12 poniższych wskazówek, a jestem przekonany, że wasza produktywność wskoczy od kilka poziomów do góry:

1. Notujcie zadania do wykonania na najbliższe dni. Kiedy rozpoczynam swój dzień, wiem dokładnie, co jest do zrobienia. A wszystko dlatego, że dzień wcześniej zapisuję najważniejsze zadania, którymi trzeba się zająć. Jest konkretna lista działań i od razu wiadomo, co jest do zrobienia na już. Nie ma tu przypadków. Nie ma miejsca na przypominanie sobie “co ja miałem zrobić”. Lista zadań pozwala bardzo mocno skrócić czas pracy.
2. Zaplanujcie wcześniej duże projekty i podzielcie je na etapy. Czasem jest tak, że duże projekty nas przytłaczają. Zwlekamy z ich realizacją i nie potrafimy się za nie zabrać. A to blokuje inne projekty i wszystko niemiłosiernie się wlecze. Warto zatem rozpisać nasze zadanie na mniejsze etapy i nadać im termin wykonalności. Deadline stosunkowo niewielkiego zadania sprawi, że łatwiej uporamy się z kolejnymi etapami i ostatecznie doprowadzimy nasz duży projekt do szczęśliwego finału.
3. Podzielcie czas pracy na bloki, podczas których dacie z siebie 100%. Nie da się pracować na maksa przez cały czas. Dlatego w swoim kalendarzu wyznaczcie czerwone strefy, kiedy pracujecie w 100% skoncentrowani i zaangażowani oraz strefy zielone, jako momenty na odpoczynek. To sprawi, że dacie sobie czas na oddech, a w momentach naprawdę istotnych, będziecie pracować wyjątkowo wydajnie.
4. Róbcie 2-3 przerwy w trakcie dnia na czytanie książki – po 10-15 minut za każdym razem. Na naukę języków czy czytanie książek nigdy nie ma czasu. Nie są to sprawy aż tak priorytetowe. Jest jednak na nie pewien sposób. To wyznaczenie krótkich 10-15-minutowych bloków czasowych przeznaczonych właśnie na czytanie czy naukę języka. Jeśli poświęcicie na nie 15 minut rano, 15 minut po południu oraz kolejny kwadrans o innej porze, a w weekend znajdziecie na to nieco więcej czasu – jesteście w stanie czytać jedną książkę tygodniowo, a ponad pięćdziesiąt rocznie.
5. Postarajcie się nie przeciążać by nie doprowadzać się do granic możliwości i wyczerpania – to wpływa na jakość pracy, ale też na mental. Jeśli czujecie się stale wyczerpani, zmęczeni i przytłoczeni ilością zadań oraz obowiązków – nie znajdziecie siły na pasje, naukę oraz pomoc innym. Staram się tak układać swój kalendarz, by znalazły się się tam momenty na odpoczynek, a weekend był czasem inspiracji oraz spokoju. To wpływa na produktywność i efektywność pracy w tygodniu. Kiedy jestem wypoczęty, więcej mi się chce wtedy, kiedy trzeba działać.
6. Poukładajcie swoje terminy. U mnie wszystko ma swój porządek: podcast “Poniedziałek Rano” zawsze w poniedziałek rano, newsletter zawsze w pierwszy piątek miesiąca, w co drugą środę MasterMind z zespołem. Staram się umawiać na spotkania nie wcześniej niż na 9:00 rano, robić wolniejsze poranki, mieć czas na naukę języków i książkę. To wszystko da się poukładać – trzeba jednak najpierw zaplanować. Zrobić to świadomie i z założeniem dotrzymania tych terminów. Nawet jeśli są one zupełnie prywatne.
7. Wykorzystajcie tak zwane międzyczasy. Czytanie książek czy nauka języków obcych może odbywać się przy okazji innych czynności. Dojazdu do pracy, spaceru z psem czy przerw na kawę. Sam sporo słucham podczas biegania (jakieś 3 godziny w tygodniu), a książki czytam w tak zwanych międzyczasach. Są one częścią moich przerw w pracy. Tych samych, o których pisałem w punkcie czwartym.
8. Oddajcie zadania innym, którzy mogą zdjąć z was część z obowiązków. Nie dasz rady zbawić świata w pojedynkę. Kiedyś zabraknie nam czasu i będzie trzeba albo komuś odmówić albo… zlecić wykonanie danego zadania w naszym imieniu. Pracując przez kilkanaście lat jako dyrektor na Europę Środkowo-Wschodnią nauczyłem się oddawać zadania innym. Inaczej nie byłbym w stanie myśleć o rozwoju i podejmować trafnych decyzji. To samo dotyczy całkiem przyziemnych spraw. I choć często myślimy, że to my jesteśmy jedyni, którzy potrafią zrobić coś dobrze, to sami nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego.
9. Usuńcie powiadomienia bezpośrednie z mediów społecznościowych. To zabójca naszego czasu. Zresztą sprawdźcie swoje smartfony i powiedzcie, ile godzin poświęcacie na media społecznościowe. Mimo iż są dla mojego biznesu ważne, wyłączyłem wszystkie bezpośrednie powiadomienia na mój telefon. Widzę je dopiero, kiedy wejdę na Facebooka czy Instagram. Wcześniej nigdy. To pozwoliło mi “odzyskać” kilka dobrych godzin dziennie. A to już wielka zmiana.
10. To co można zrobić cyfrowo, róbcie cyfrowo – mail lub rozmowa zamiast 3 dni w podróży. To znak czasów, ale prawda jest taka, że wiele spraw da się załatwić bez wychodzenia z domu. Ileż to czasu w przeszłości straciłem na dojazdach do klientów, kiedy to okazało się, że podróż nie była potrzebna i większość tematów dałoby się załatwić zdalnie. Strata kilku takich dni w miesiącu jest istotna z punktu widzenia naszej produktywności. Pomyślcie tylko ile można by było w tym czasie wykonać, ile projektów zrealizować, ile nowych rzeczy się nauczyć.
11. Przyjemne niedziele i regularne wyjazdy w celu ładowania baterii, inspiracji i odpoczynku. Weekend to cudowny czas. Wolna przestrzeń na myślenie i wreszcie robienie tego, na co się ma ochotę. To ważne przede wszystkim dla naszego mózgu i kondycji naszych działań w kolejnym tygodniu. Staram się więc wykorzystać weekendy w sposób nie tylko mądry, ale również dając sobie więcej luzu. To moment na ładowanie baterii oraz słuchanie lub czytanie inspirujących treści.
12. Róbcie podsumowania miesiąca Świetnym sposobem na poprawę produktywności jest spojrzenie na nasze działania z perspektywy całego miesiąca. Spisanie listy tego, co udało się zrealizować w ostatnich 30-31 dniach. U mnie dla przykładu w lutym było to 89 km biegu, kilkaset powtórzonych wyrażeń z języka włoskiego i hiszpańskiego, dziesiątki spotkań, przeczytałem bądź przesłuchałem 9 książek. Liczby pozwalają nam określić czy właściwie się rozwijamy i na co właściwie poświęcamy czas.

Praca nad chociażby jednym z tych punktów pozwoli ruszyć do przodu i odzyskać uciekające dni oraz godziny. Nie jesteśmy coraz młodsi, a utraconego czasu nie odda nam nikt. Problem w tym, że jako ludzie ciągle sobie coś obiecujemy. Cały czas o czymś marzymy, odkładając to na bliżej nieokreśloną przyszłość. A ta zwykle nie następuje. Zmieniają się okoliczności, pojawiają się problemy lub tracimy wspaniałe szanse. A życie jest tylko jedno. I warto nie tylko je odzyskać dla siebie, ale również żyć właściwie. Zgodnie z własnymi marzeniami.